Kapcsolat

 

idofokusz@komaromikolos.hu

06 70 631 3017

A folyamatábra

Előfordult már veled, hogy valakivel beszélgettél valamiről és kiderült, hogy az ő fejében teljesen más csapódott le, mint a Tiédben?

Ez egy teljesen hétköznapi dolog, mindenkivel előfordul, nap, mint nap.

Egy volt kolléganőmmel, Gabival összeállítottunk egy anyagot. Gabi a munkatárs kiválasztás területén dolgozott több, mint 10 évet. Ő hozta a közös munkába a HR szaktudást, én pedig a prezentációs technikákat, amiket én magam is sikeresen alkalmaztam állásinterjúk alkalmával.
Egy ilyen anyag összeállítása a legtöbbször jó adag lelkesedéssel és az azt követő ötleteléssel indul. Az én tapasztalatom, hogy legtöbbször itt meg is reked a kezdeményezés, mert mindkét fél a saját bűvkörében mozog. Így voltunk ezzel mi is.
Gabi vetette fel, hogy torpanjunk meg egy pillanatra és írjuk le az álláskeresés folyamatát. Ez lehetővé tette, hogy átlássuk milyen anyagokat kell összeraknunk és kinek melyikkel kell foglalkoznia.

Azóta is használom, tárgyalásokon, hogy megértsük egymást. És használom egyedül is. Néha, ha olyasmit kell csinálnom, ami összetett és nincs benne nagy rutinom a grafikus megjelenítés áttekinthetővé teszi, hogy miket kell megcsinálnom és milyen sorrendben.

A legtöbb tárgyalásnál sokat segít, ha tisztában vagy a másik fél tevékenységével, elvárásaival, hogyan működnek. A vizuális megjelenítés abban segít, hogy ezt a rendszert könnyebben átlásd. Így sok félreértést elkerülhetsz és rengeteg időt takaríthatsz meg.

folyamatabraElég mindössze 4 formát megjegyezned és máris átláthatóvá lehet tenni a közös gondolkodást a tevékenységről.

Kör - Folyamat végpont

A körrel jelzed a folyamat kezdetét és a folyamat végét. Ha nagyon összetett a folyamat, akkor szét lehet több folyamatábrára bontani, a körök pedig megteremtik közöttük a kapcsolatot.

Nyíl - A folyamat iránya

Az egyes lépések sorrendjét mutatja. Rávilágít, hogy minek kell megtörténnie, mielőtt továbbhaladhatna az eljárás. Azt is eldöntheted, hogy vannak-e párhuzamosan végezhető feladatok.

Téglalap - Folyamat lépés

Röviden leírja, hogy mi történik az adott folyamat lépésben.

Rombusz - Döntési pont

Ez egy elágazás a folyamatban. Egy kérdést vet fel, amire mindig csak igennel és nemmel (a két lehetséges út) lehet válaszolni. Ha több döntést kell egy adott ponton hozni, akkor annyi rombusszal kell ábrázolnod, amíg az összeset lefedted.

 

folyamatabra rantottaÍme egy hétköznapi folyamat - a rántotta készítés - grafikus megjelenítése:

A folyamat a főzés indításával indul

A első lépés a tojások előkészítése.

A második a tojások sütése.

A harmadik lépés a tálalás.

Elértél egy döntési ponthoz: legyen-e rajta paprika szórás?

Az I - igen - ágon szórsz rá pirospaprikát.

Ha a N - nem - ágon mész tovább, akkor marad a rántotta, ahogy van.

A folyamat azzal zárul, hogy a rántotta tálalva.

Ebben az esetben csak a legfontosabb lépéseket ábrázoltad, hogy áttekinthető legyen a rántotta készítés eljárása.

Tovább lehet bontani az egyes lépéseket. Pl.: A tojás előkészítését részletezheted:

- tál és habverő elővétele

- tojások feltörése a tálba

- sózás, fűszerezés

- tojások felverése

- döntési pont: van még a tojásban látható fehérje rész? Ha igen, tovább kell verni a tojást, ha nem, akkor továbbmegy a procedúra a következő lépésre.

Ugyanezt megteheted a többi folyamatlépéssel is, igény szerint.

 

Óriási segítség a gondolkodásban, akár egyedül, akár közösen. A folyamatábra átláthatóvá tesz összetettebb témákat, és a vizuális megjelenítés lehetővé teszi, hogy jobban meg is értsük:
Hol kezdődik és végződik a folyamat, amiről szó van?
Milyen lépésekből áll, és ezek milyen sorrendben követik egymást.
Hol vannak döntési pontok, és milyen kérdések merülnek ott fel.
Próbáld ki! Rengeteg időt megtakaríthatsz, mert a közös megértés visz előre a leginkább.